Biuro administravimo kursai

Dokumentų valdymas: nuostatos, kurios svarbios efektyviam biuro administravimui:  

• Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo nuostatos;
• Dokumentų rengimo taisyklių taikymo aspektai;
• Pagrindiniai dokumentų rengimo elementai;
• Popierinių dokumentų rengimo ypatumai;
• Vaizdo ir (ar) garso dokumentų rengimo ypatumai;
• Įrašų rengimo ypatumai;
• Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių taikymo aspektai;
• Dokumentų valdymo organizavimas;
• Dokumentų registravimas;
• Dokumentų apskaitos dokumentų (dokumentacijos plano, dokumentacijos plano papildymų sąrašo, dokumentų naikinimo akto, bylų apyrašų sąrašo, bylų apyrašo ir jo tęsinio) rengimas;
• Dokumentų tvarkymas;
• Dokumentų saugojimo terminai;
• Dokumentų saugojimą reglamentuojantys teisės aktai. Popierinių dokumentų išsaugojimas elektronine forma;
• Dokumentų perdavimą reglamentuojantys teisės aktai.

Svarbiausi dokumentų archyvavimo klausimai:

• Įvairių formų bylų (popierinių, elektroninių ir kt.) tvarkymas ir aprašymas;
• Dokumentų vertinimas ir saugojimo terminų rodyklių taikymas;
• Bylų apyrašų sąrašo, bylų apyrašų, dokumentų naikinimo akto rengimas;
• Dokumentų saugojimas;
• Dokumentų perdavimas toliau saugoti.

Elektroninių dokumentų valdymas: svarbiausia praktika:

• Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo, kitų susijusių įstatymų ir teisės aktų reikalavimai;
• Įrašų, elektroninių ar vaizdo ir (ar) garso dokumentų valdymo organizavimas;
• Skaitmeninės kilmės dokumentų rengimas;
• Oficialiųjų elektroninių dokumentų specifikacijų taikymas;
• Dokumentų išrašų ar nuorašų rengimas;
• Dokumentų tvarkymas, apskaita, saugojimas ir perdavimas toliau saugoti;
• Dokumentų ir archyvų valdymo aktualijos: rengiami teisės aktų projektai.

 Personalo dokumentų valdymas:

• Personalo dokumentų rengimas, tvarkymas, apskaita, saugojimas: svarbiausios taisyklės, rekomendacijos ir praktikos pokyčiai;
• Sutartiniai santykiai: darbo sutartys, nekonkuravimo ir konfidencialumo susitarimai, papildomi susitarimai tarp darbdavio ir darbuotojo;
• Lokaliniai teisės aktai: darbo tvarkos taisyklės, kolektyvinės sutartys, nuostatai, pareiginiai nuostatai;
• Reikalingos vidinės tvarkos: atlyginimų sistema, (darbuotojų) asmens duomenų apsaugos tvarka, lygių galimybių užtikrinimo tvarka, informacinių technologijų (elektroninio pašto) naudojimo tvarka;
• Vidinių personalo dokumentų rengimas: įsakymai, sprendimai, protokolai, įspėjimai, instrukcijos ir kt.;
• Tinkamas darbuotojų priėmimo į darbą dokumentavimas: dažniausiai daromos klaidos ir advokato rekomendacijos;
• Tinkamas darbo sutarties nutraukimo dokumentavimas: rekomendacijos ir praktika;
• Darbo tvarkos pažeidimų dokumentacija;
• Skatinamųjų išmokų dokumentavimas: premijų ir priedų skyrimas.

Administracinė kalba:

• Lietuvių bendrinės ir administracinės kalbos santykis;
• Kalbos taisyklingumo reikalavimai;
• Dokumentų (raštų, protokolų, aktų, pažymų, įgaliojimų ir kt.) teksto ypatumai;
• Praktiniai įmonių pavadinimų vartojimo klausimai;
• Dokumentų pavadinimų rašymas, dokumentų pavadinimų sudarymas, dažniausios pavadinimų sudarymo klaidos;
• Gavėjo rašymas dokumentuose, adresato ir kreipinio rašymas laisvos formos tekstuose, dažniausiai vartojami sutrumpinimai;
• Skiriamųjų ženklų vartojimas tekstuose, citatų skyrimas;
• Tikslumas dokumentų kalboje;
• Pareigų pavadinimų rašymas dokumentuose, pareigų giminės vartojimas;
• Datos ir laiko rašymas;
• Būdingiausios kalbos klaidos ir stiliaus trūkumai.

Klientų aptarnavimas:

• Šiuolaikinių klientų aptarnavimo standartų apžvalga;
• Vidinė komunikacija: vertybės, komandos formavimas, draugiškos aplinkos kūrimas;
• Komandos vertybių išgryninimas: kodėl svarbu komunikacijai su klientais?
• Komunikacija kliento aptarnavimo procese;
• Kliento emocinio pasipriešinimo, prieštaravimų įveikimas;
• Klientų tipai, elgsena;
• Kliento aptarnavimo proceso valdymas ir planavimas;
• Organizacijos įvaizdis ir klientų aptarnavimo procesas;
• Emocinis atsparumas, komunikacijos rekomendacijos.

Laiko ir užduočių valdymas:

• Pagrindiniai laiko planavimo principai;
• Kada turiu laiko, o kada ne?
• Laiko planavimo auditas;
• Kaip darant mažiau padaryti daugiau?
• Gebėjimas įgyvendinti savo įsipareigojimus;
• Prioritetų nusistatymas ir užduočių valdymas;
• Pagrindinės laiko valdymo klaidos;
• Kodėl mes atidėliojame darbus?
• Pertraukos pailsėti: kada, kiek dažnai?
• Galutinis terminas;
• Efektyvaus laiko planavimo ir valdymo išlaikymas.

MS Office 365:

• Įvadas į Microsoft 365;
• Duomenų saugojimas ir dalijimasis (OneDrive, SharePoint);
• MS Teams;
• MS Word;
• MS Outlook.